Müşteriden Faturaya
Bu rehber neyi tamamlatır?
Bu rehber, yeni bir müşteri kaydından başlayıp işi tahsilat aşamasına kadar götürmenizi sağlar. Her ayrıntıyı tek sayfada tekrarlamak yerine, doğru anda ilgili ekran rehberine geçersiniz.
Müşteri → Teklif → Onay → Servis veya Sipariş → Fatura → Tahsilat
Başlamadan önce
- Müşterinin unvanı, telefonu ve fatura bilgileri hazır olmalıdır.
- Teklife eklenecek parça veya hizmetlerin adı, miktarı ve fiyatı bilinmelidir.
- İş servis gerektiriyorsa makine ve arıza bilgilerini hazırlayın.
- Fatura bölümü firmanızda görünmüyorsa firma yöneticinizden bu özelliği kontrol etmesini isteyin.
Adım adım
1. Müşteriyi kaydedin
Cariler bölümünden Yeni Cari seçeneğini açın. Müşteri bilgilerini girin, müşteri olarak işaretleyin ve kaydedin. Aynı firmayı ikinci kez açmamak için önce unvan veya telefonla arama yapın.
2. Teklifi hazırlayın
Teklifler bölümünde yeni teklif oluşturun. Müşteriyi seçin; parça, işçilik ve koşulları ekleyin. Toplamı kontrol ettikten sonra teklifi müşteriye gönderin.
3. Müşteri kararını kaydedin
Müşteri teklifi kabul ettiğinde teklif durumunu Onaylandı olarak güncelleyin. Onaylanan işin devamında PEPC sizi satış siparişi veya servis sürecine taşır. Reddedilen ya da bekleyen bir teklifi operasyon aşamasına geçirmeyin.
4. Doğru iş yolunu tamamlayın
- Parça satışı ve teslimat için Siparişler bölümünde hazırlık ve teslim durumunu ilerletin.
- Bakım veya onarım işi için Servisler bölümünde servis kaydını açın; işçilik, parça ve sonuç bilgilerini tamamlayın.
İş sonuçlanmadan faturalama aşamasına geçmeyin. Böylece teslim edilmemiş parça veya tamamlanmamış hizmet faturaya karışmaz.
5. Faturayı kontrol edip kesin
Faturalar bölümünde tamamlanan işi bulun. Önce Çağır ve Düzenle ile müşteri, kalem, fiyat, KDV ve vade bilgilerini kontrol edin. Her şey doğruysa faturayı kesin.
Faturayı kesmek cari bakiyeyi etkiler. Kontrol bitmeden doğrudan kesim seçeneğini kullanmayın.
6. Tahsilatı takip edin
Muhasebe bölümündeki Alacaklar sekmesinde faturanın kalan tutarını görün. Ödeme geldiğinde Tahsilat Al seçeneğiyle tutarı, tarihi ve ödeme kaynağını kaydedin.
İşlem tamamlandığında
- Müşteri kartında doğru iletişim ve fatura bilgileri bulunur.
- Teklifin kararı ve devam eden sipariş veya servis kaydı izlenebilir.
- Kesilen fatura müşteri carisine yansır.
- Alınan ödeme alacağın kalan tutarını azaltır; tamamı alındığında açık alacak kapanır.
Sık karşılaşılan durumlar
- Müşteri seçim listesinde görünmüyor: Cari kartının müşteri olarak işaretlendiğini kontrol edin.
- Onaylanan teklif ilerlemiyor: Teklifte müşteri ve en az bir kalem bulunduğunu doğrulayın; ardından teklif durumunu tekrar kontrol edin.
- İş faturaya gelmiyor: Siparişin veya servisin tamamlandığından ve daha önce faturalanmadığından emin olun.
- Fatura kesilemiyor: Müşteri, tarih, kalem ve toplam bilgilerini kontrol edin. Dövizli belgede kur bilgisinin alınabildiğinden emin olun.
- Fatura var ama alacak görünmüyor: Faturanın taslakta kalmadığını, Kesildi durumunda olduğunu kontrol edin.