Alış ve Tedarik
Bu bölümde ne yapabilirsiniz?
Tedarikçiden verdiğiniz parça veya hizmet siparişini kaydedebilir, teslim geldiğinde stoğa alabilir ve tedarikçi borcunun oluşmasını sağlayabilirsiniz. Servis için gereken parçalar da İhtiyaç Merkezi üzerinden bu sürece aktarılabilir.
Başlamadan önce
- Tedarikçi, Cariler bölümünde tedarikçi olarak kaydedilmiş olmalıdır.
- Alınacak parçaların adı, miktarı, birimi ve alış fiyatı hazır olmalıdır.
- Teslim alınan ürünün hangi stok kartına bağlanacağını kontrol edin.
- Kaydı hemen teslim alacaksanız ürünlerin gerçekten elinize ulaştığından emin olun.
Adım adım
1. Alış kaydını açın
Sol menüden Alış / Tedarik bölümüne girin ve yeni kayıt seçeneğini açın. Bekleyen, teslim alınan ve iptal edilen kayıtları durumlarına göre ayırabilirsiniz.
2. Tedarikçi ve belge bilgilerini girin
- Tedarikçiyi seçin.
- Alış tarihini girin.
- Kaydı daha sonra kolay bulmak için kısa ve açıklayıcı bir başlık yazın.
- Para birimini seçin; gerekiyorsa açıklama ekleyin.
Tedarikçi aramada görünmüyorsa cari kartının tedarikçi olarak işaretlendiğini kontrol edin.
3. Alış kalemlerini ekleyin
Her parça için parça numarası, kalem adı, miktar, birim ve birim fiyatı girin. Mevcut stok kartını seçmek, teslim sırasında miktarın doğru karta eklenmesini sağlar. Sistemde olmayan bir ürün teslim alındığında yeni stok kartı açılır.
Toplamı kontrol edin ve en az bir kalem bulunduğundan emin olun.
4. Kaydı beklemeye alın veya hemen teslim alın
- Ürün henüz gelmediyse kaydı Bekliyor durumunda saklayın.
- Ürün fiziksel olarak geldiyse Hemen teslim al seçeneğini kullanabilir veya bekleyen kaydı daha sonra teslim alabilirsiniz.
Teslim alma işlemi stok miktarını ve tedarikçi borcunu etkiler. Ürün gelmeden bu adımı tamamlamayın.
5. Teslim sonucunu kontrol edin
Teslim alma tamamlandığında:
- Mevcut stok kartının miktarı artar ve alış fiyatı güncellenir.
- Stok kartı yoksa yeni kart oluşturulur.
- Her kalem için stok giriş hareketi oluşur.
- Alış kaydı Teslim Alındı durumuna geçer.
- Toplam tutar tedarikçi borcuna yansır.
Stok ve borç kayıtlarının korunması için teslim alınmış alış silinemez veya iptal edilemez.
6. Servis ihtiyacından alış oluşturun
Servis İhtiyaç Merkezi bölümünde gereken parçaları seçip Sipariş Oluştur seçeneğini kullanın. Aynı tedarikçiye ait seçili ihtiyaçlar tek alış kaydında toplanır. Kayıt teslim alındığında normal alışla aynı stok ve borç adımları çalışır.
İşlem tamamlandığında
- Bekleyen sipariş, teslim durumuna göre doğru listede görünür.
- Teslim alınan parça doğru stoğa eklenir ve hareket geçmişinde izlenebilir.
- Tedarikçiye olan borç Muhasebe bölümüne yansır.
- Servis ihtiyacından gelen parçalar sipariş edilmiş olarak işaretlenir.
Sık karşılaşılan durumlar
- Tedarikçi seçimde görünmüyor: Cari kartını açın ve tedarikçi türünü kontrol edin.
- Kalem kaydedilemiyor: Kalem adı, miktar, birim ve fiyat alanlarını kontrol edin.
- Yanlış stok kartına girdi: Teslim alınmış kayıt kilitlidir; yeni işlem yapmadan önce firma yöneticinizle stok düzeltme yöntemini belirleyin.
- Teslim alınan kayıt silinemiyor: Bu normaldir; işlem stok ve borç oluşturduğu için geçmiş korunur.
- Borç görünmüyor: Alışın yalnızca kaydedilmediğini, gerçekten Teslim Alındı durumuna geçtiğini kontrol edin.
- Servis ihtiyacı alışa dönüşmedi: İhtiyaçta tedarikçinin seçildiğini ve Sipariş Oluştur işleminin tamamlandığını doğrulayın.